藝術行政碎碎念

進入推廣工作的這半年多，有一個很深刻的感受，分眾的設定早就不是問卷上面的年齡、性別、職業等人口統計的屬性，而是某些共同的行為模式。在做「運動你的藝術」時，會發現很難用人口屬性將在場的觀眾做分類，但這群人都是因為有共同的價值觀/偏好，才會出現在這裡。像對「劇院魅影」有興趣的人，大多都是密室逃脫的玩家。當你在設計推廣活動時，有很清楚的社群的樣子，行銷宣傳上的難度會比較低。但關鍵反而是找來這群人後，該如何向他們推廣表演藝術？

我覺得有一個很重要的心態是「設身處地」。且不要將表演藝術作為推廣的主體。

有共同的價值觀的社群，如喜歡街舞、Cosplay、慢跑、電玩的社群，他們平常的生活已經很豐富了。其實不需要你溝通：「表演藝術好棒棒！」拿表藝圈的信仰去衝撞他們的信仰，最終就是死路一條。但換個角度想，表藝的觀點有沒有可能協助他們在自己的社群成為專家？我認為是有可能的。我常去ptt光榮版查三國志遊戲的某些關卡解法，大部分的玩家都可以熱心回覆，但少部分的奇妙問題，如幽州、冀州是現在的哪裡？如何評價遊戲配樂？這類回覆貼文的作者通常有能力在去閱讀遊戲以外的資訊，也因此在社群中會被奉為大神。大神跟其他人的差異在於：他比別人多了一個角度。

回過頭來看，推廣表演藝術該達成的目標，不是改變他們既有的生活樣態，如「讓蛋白區的人認識表演藝術，進而到兩廳院看演出」這類的陳述，是很自我中心的。我們該溝通的事情是：「你的生活中，有一些部分其實跟表演藝術有關，我幫你找到了，而我們是這麼看你的生活⋯⋯」如果對方認同，也喜歡這個角度，才有機會做更深入的對話。推廣必須把雙方放在一個平等的位置上，而且必須能對話、交流。帶著這樣的觀念，就不會設計讓人有距離的推廣工作坊。有時我們甚至以為到對方的場地去上課就很友善了，但真正有距離的是溝通的方式，一個不小心，我們就讓藝術家自顧自地傳授/分享自已的技巧。

推廣的邏輯：不要試著改變對方的生活（怎麼跟談戀愛很像XD），然後

全長1公里的街區，安排3個小時的各式街頭演出，用2個專案執行人力及1個實習生，會有什麼成果？

其實主要是老天爺賞臉，給了好天氣，才有足夠的人潮。但天命以外的人事，也做了不少。

事情還是要從起頭開始講，因朋友的關係，接下了2017大稻埕國際藝術節「戶外才華市集」的籌備工作。當初在談這個案子時，朋友的期待是在大稻埕安排各類街頭演出，就像亞維儂藝術節那樣。專案的限制是：這個民間自主舉辦的藝術節沒有足夠的專職人力、也沒有錢。我後來另找了彥萱，再加上9月進來了1位實習生可欣，就啟動了。

一、規劃的核心概念：在地、人情味

最早在思考的事情是：「去哪裡找團隊？」

很難想像一則影音貼文在2天內讓原來的水位只有4,500出頭的粉絲專頁人數成長超過2,000名（最新成果是6天成長4,500人）。原本就預估它表現得會不錯，但好的超過預期。衍生而來的回應，有鼓勵、有質疑，以及更多的期待。一時之間也有點懵了。隔天進辦公室跟大家討論，期間開始有媒體小編陸續發訊息來。大家開始理解這是「丞相，起風了」，便決定得讓這把火在社群燒得愈久愈好。

會議後確立三個方向

1. 維持熱度

粉絲專頁小編必須回應所有的留言，無論正反面意見。但因為量太大了，是全組都投下去回留言。操作前大家確立輕鬆白目的調性，盡量鼓勵分享，溝通兩廳院「開門」的意涵。請同事去參考了之前的全聯、故宮精品的回應模式，再依據留言者的年紀、學校資訊設計相對應的回覆。剛開始是讓同事先對有靈感的留言回覆，卻意外地使得整串留言很有火花。讓我覺得fb小編是不需要主筆的，調性跟標點符號用法一致，而回應質疑的貼文讓核心組員小心處理即可。

2. 擴大範圍

在劇場的第一份工作就是負責團的校園推廣。因我自己過去業餘的經驗，加上所屬團隊觀眾的平均年齡在30-40歲左右，很理所當然地把高中跟大學作為推廣的目標。做了三年，很有趣，也摸索出一些經驗，未來若有朋友也接手類似的職務，可以先確認以下事情再設計你的推廣方案。

最容易被誤會的是「推廣」跟「行銷」混在一起。所以先搞清楚你的老闆到底要你：「賣票還是推廣？」如果是前者，那麼老闆要的是因推廣活動所帶來直接的票房收益，為賣票設計的推廣必須輕薄短小：意味只要場子夠大，場地沒設備、經費跟行政人力也要都可以做。但對我而言這屬行銷，非推廣了。

推廣工作的目的在於跟大眾溝通劇團的價值觀，像果陀做的「活化歷史」計畫，意味著他們看到老年人及其深厚生命經驗的價值。優人神鼓做的彰監鼓藝傳承計畫，代表他們相信人的本質都是善的。團隊的推廣計畫代表他們相信的價值，這個價值，也反映在作品中。從這個角度來設計不同的推廣產品，是推廣工作的樂趣所在，也比較容易找出跟別團的差異，一樣都是校園推廣演出，但你不會只甘於演出而已。

高中、大學的推廣市場到底有多大？

校園推廣的形式按費用多寡排序為講座（3萬以內）、工作坊（10萬以內）、演出(40萬以內)及駐校（100萬以內），費用是我自己劃分的產品級距，方便我依據學校的狀況做業務洽談。從市場需求來說，我自己的經驗是講座20場/年，工作坊30堂/年，邀請演出的場次約20場/年，採購費用約在20萬-35萬/場。若售價更低或許可爭取更多場次。若要爭取更高的費用，需說服學校把案子再拉高一個層級。至於駐校一年頂多1次。採購的決定權大多在各校藝術中心或通識教育中心，每年編列固定的預算。若學校承辦人員反映經費不夠，他是說真的（承辦人的優先目標是活動按進度完成，因省錢而拖延期程不會是他們的選項）。所以針對學校不同的狀況，要提供不同的產品。

這幾年做演出期間，買過不少用品，不斷試錯的過程中，也慢慢釐清自己到底需要什麼工具？這些靈感來自跟技術前輩聊，他們身上帶的零件都是因應某些需要，這個可以，那個不行，都有其道理，而且說明的時候都帶著職人的帥氣。藝術行政做久，也會慢慢磨出一些對工具的堅持。好物推薦的系列會慢慢寫，但想先從收納所有隨身物品的包包開始，這篇會從最大的包開始，到最小的袋做推薦：隨身包→零用金袋→拉鍊袋&夾鏈袋

第一樣好物推薦—「Sumdex直式尼龍拉鍊包」

單手取用，簡化取物步驟（這真的不是業配文！）

這包包已陪我工作4年了，官網上已查不到該款式，似乎絕版。不過稍微說明買它的理由，大家選購時可納入考慮。會放隨身包的物品取用頻率一定高。盡量讓自己處在單手就能找到物品的狀態，包包才不會成為累贅。若你拿東西需要：1. 把包包轉到正面→2. 打開包包的蓋子→3. 一手按著蓋子，另一手取物→4. 取物後還要找扣子的位置才能按回去。那代表這個包不適合走巡迴，不要給自己找麻煩。以此標準，斜背式較適合巡迴。至於包包的尺寸，僅記輕量化，太大太重，背整天肩膀跟脊椎會不舒服。但最小需可放A4板夾。此外，隨身包僅放「不見會死掉、沒帶會丟臉的東西」：A4板夾、零用金袋、信封、護照證件、個人皮包、手機、名片、充電線及暫時物品，如需轉交的單據，票券等。

目前比較接近的品項有Sumdex極緻垂直斜背包，直式，尺寸適合。但我不喜歡它的材質，且背面沒有夾層。PORTER SMOKY SHOULDER BAG，手上的Sumdex若退役，可能會挑這款。可太貴也會捨不得用。不像現在，下雨流汗的演出一結束，丟洗衣機就乾乾淨淨了。（有人還有推薦的嗎？）

第一次去美國巡迴的時候，很清楚地認識到什麼叫做強龍不壓地頭蛇。平常砍廠商跟切菜一樣的劇團經理，在美國碰上無賴的演出商，真的是啞巴吃黃蓮。那次出發前的演出合約訂得超級細，主管還特地約對方吃飯，一條一條合約re過。例如移動日的大巴士，要兩台（一台演員，一台技術），大巴需有行李空間、每排四座，車齡5年內，無菸味，有空調等等。演出商當場都跟你說好，移動日前一天他就是雙手一攤，跟你說沒辦法。隔天來了一台大巴，三台小車，主管摸摸鼻子重新分配車位。在快樂的七月天，我跟的大巴車，車上塞滿全團50多人的行李，及技術人員和部分演員。因為車輛負載過重，從舊金山出發後2小時，車上空調後半段故障，出發後4小時，全車空調故障，第6個小時水箱過熱，爆開了！接下來如同美國西部電影的情節，大巴司機埋在車屁股裡面，在旁跟著一無是處的行政，不停探查過熱的水箱，以及對路過的大巴比「讚」（真的有大巴因此停車！）

後來問題還是有解決，主管當然只能扛這黑鍋。但人出門在外，也無法隨時掏出合約來掐人，大家也心知肚明，局勢一僵，接下來巡迴反而更辛苦。那時看著焦頭爛額的主管，對比他以往在台灣的輕鬆寫意，才真的理解到「接地氣」很重要。

隔天進到巡迴站的劇場內。大夥照表操課，有一些小狀況，但看著劇團的技術總監跟館方的老外巴拉巴拉地溝通完也就沒事。第二天，技術總監把特別叮嚀我們多帶的演出T恤給了館方的朋友，也意外換到對方工會的T恤，雙方穿著彼此的T恤，工作意外地順暢。臨時要調桌子，ok，想拜拜，原則上不行，但某個地方短時間還可以。採買工具，不用麻煩，直接借你！我才發現，技術前輩彙整資源的能力之強。讓他不只有從台灣裝車帶來的資源可用，還能加上當地的資源，巡演期間出現的臨時狀況才有可能找到簡單的解法。

這原則放在後台管理一樣適用。進到劇院後台，把準備的東西set好其實只是多爭取彙整當地資源的時間：讓你去交朋友。但巡迴期間交朋友並不需要個性活潑外向，即使像我這類短視近利，只做表面工夫的人也可以勝任。一方面每站巡演時間短，你可以盡可能展現良善的一面。避免時間一長，自己暴露性格惡劣的破綻。二方面，他們提供的資訊量及精準度往往超出你在台灣辦公室用google或百度搜尋的量。想通之後我反而很喜歡用這種方法搜集資訊，可以少做很多書面資料。

哪些朋友你會需要呢？

這篇文章來自帶巡迴期間常遇到的提問，例句有「我不是早就跟你說了嗎？」，「那天不是有講嗎？」，「為什麼沒有？」，「怎麼是這個？」以及「算了」XD

曾經很長一段時間，我完全無法應付這類狀況：某個演員在排練後跟我說他巡迴到某一站，想多停留幾天，機票不跟大隊。另外某天半夜，某人傳了line說飛機餐要改水果餐。我剛開始都會楞楞地說好，然後抄在隨身的筆記本上或某張紙，但出國前進辦公室跟打仗一樣，時遷境移，我已經忘記曾經在筆記本上記錄過這件事，等機票開票後才被提醒，或臨時在機場找哪裡有賣水果餐XD。處理巡迴團員的個人需求其實很常讓我處在負面狀態，試想一團25人，每個人在食住行都各提一個需求，那代表一個行政要處理75項個人需求。再加上每人用不同的管道（email，電話，簡訊，line，wechat，排練空檔）告知。這些事情不困難，但瑣碎讓人不耐，也不屬優先執行項目，但一沒做好，團員容易感到受傷。我記性不好，所以後來也放棄筆記本寫待辦事項的管理方式，改用意志力，接單馬上轉介處理，但長期下來，這些聯繫事情反而佔據所有工作及生活時間，也搞不清楚哪些事情轉出去了？哪些沒有？所以怎麼有效率地彙整團員需求，轉介到下榻飯店、旅行社、團隊或演出商？一直到整理出「工作大表」，這類瑣事才算真正得以被管理。

其實巡迴做過一段時間，你會發現，許多例行工作，如機票，保險，人事費用等，其實就是不同組合的資料欄位貼到不同的表格當中，因為我很懶，後來直接整理所有會用到的欄位，統合在一個總表裡，個別功能的表單就直接從總表裡面抓，所以總表的使用原則是

一，能一次做掉的就不要做兩次

許多資料輸入的方式都借用excel的公式去處理，舉例大表的「性別」欄位就是設公式去抓「身分證統一編號」，用公式的好處就是減少人工輸入的比率，出錯的機率自然降低。而所有基本資料輸入都在「總表」的sheet裡完成，其他sheet的資料也由公式去抓總表的資料來用。以前所有的sheet未連動時，只要總表校到一個英文姓名拼錯，就要去改「國際機票」，「中返機票」跟「內陸機票」的英文姓名欄位，等於一個錯誤要改四次。後來統一用公式處理，校對的時間也減少。

在我有限（幾次大陸+一次美國）的出國巡迴經驗裡面，「打包」是最能體現「因果報應」這種東方哲學的工作項目。若有人不相信報應，你只要把他丟給藝術行政跟一次巡迴的後台，一個月後，他會變成很虔誠東方哲學信徒。更明白地說，只要在台灣這個方便的不得了的地方，閃過一絲「這個應該用不到吧」的念頭。接著就會在意外頻生的巡迴演出現場，最忙碌的時候，有人會叫你去買那個你以為用不到的東西。

我曾經鄙視打包清單裡「拋棄式隱形眼鏡」這個項目，結果在某站巡演時，開演前十分鐘，演員自己的隱形眼鏡掉在黑膠地板上找不到。但觀眾已進場，側台不能開燈了，我從容地把行政箱裡的隱形眼鏡翻出來交到他手上，演員那感激涕零的眼神讓我相信，如果打包有證照，我至少有乙級XD

另一次是同伴質疑打包「衛生棉」是否太誇張？她說怎麼可能有人不自己準備好，還問行政有沒有？！但藝術家之所以是藝術家，不是沒有理由的。那天在劇院，外頭大雨，她打車，來回花了半小時才處理好這個演員的事情。只因為當初在台灣閃過的一個念頭。

所以幾次下來，總結打包巡迴物品的心態是：能在台灣買齊，而且帶出去的，就在技術裝櫃時連同佈景道具一起送出去。記住，你不是在救別人，你是在救未來的自己。（好像變成科幻動作片了）這樣想，打包對我這種自私又懶惰的人而言，就不是一件惱人的工作。

心態建立好，接著是技巧，技巧是為了達成以下目標：