這篇文章來自帶巡迴期間常遇到的提問，例句有「我不是早就跟你說了嗎？」，「那天不是有講嗎？」，「為什麼沒有？」，「怎麼是這個？」以及「算了」XD
曾經很長一段時間，我完全無法應付這類狀況：某個演員在排練後跟我說他巡迴到某一站，想多停留幾天，機票不跟大隊。另外某天半夜，某人傳了line說飛機餐要改水果餐。我剛開始都會楞楞地說好，然後抄在隨身的筆記本上或某張紙，但出國前進辦公室跟打仗一樣，時遷境移，我已經忘記曾經在筆記本上記錄過這件事，等機票開票後才被提醒，或臨時在機場找哪裡有賣水果餐XD。處理巡迴團員的個人需求其實很常讓我處在負面狀態，試想一團25人，每個人在食住行都各提一個需求，那代表一個行政要處理75項個人需求。再加上每人用不同的管道（email，電話，簡訊，line，wechat，排練空檔）告知。這些事情不困難，但瑣碎讓人不耐，也不屬優先執行項目，但一沒做好，團員容易感到受傷。我記性不好，所以後來也放棄筆記本寫待辦事項的管理方式，改用意志力，接單馬上轉介處理，但長期下來，這些聯繫事情反而佔據所有工作及生活時間，也搞不清楚哪些事情轉出去了？哪些沒有？所以怎麼有效率地彙整團員需求，轉介到下榻飯店、旅行社、團隊或演出商？一直到整理出「工作大表」，這類瑣事才算真正得以被管理。
其實巡迴做過一段時間，你會發現，許多例行工作，如機票，保險，人事費用等，其實就是不同組合的資料欄位貼到不同的表格當中，因為我很懶，後來直接整理所有會用到的欄位，統合在一個總表裡，個別功能的表單就直接從總表裡面抓，所以總表的使用原則是
一，能一次做掉的就不要做兩次
許多資料輸入的方式都借用excel的公式去處理，舉例大表的「性別」欄位就是設公式去抓「身分證統一編號」，用公式的好處就是減少人工輸入的比率，出錯的機率自然降低。而所有基本資料輸入都在「總表」的sheet裡完成，其他sheet的資料也由公式去抓總表的資料來用。以前所有的sheet未連動時，只要總表校到一個英文姓名拼錯，就要去改「國際機票」，「中返機票」跟「內陸機票」的英文姓名欄位，等於一個錯誤要改四次。後來統一用公式處理，校對的時間也減少。
二，總表隨時更新，給合作廠商資料另外存檔
總表功能用來彙總所有演職人員資料及需求，只要有資訊進來就更新。若有需要轉傳給合作廠商的資料，就另外匯出相關的檔案，比如給旅行社的我就匯出「國際機票」的sheet，成為單獨的excel檔，檔名加註收件單位跟日期，寄出的同時存檔在專案資料夾好做搜尋（或責任釐清）。
把握住這兩個原則，接下來進到個工作階段逐步把工作大表完成。
第一步：基本資料蒐集
工作大表的資料來源包括演職人員的護照影本，台胞證（如果去大陸的話），身分證正反面影本，存摺影本，及部分文字資料。前述四樣都請演職技術人員發電子檔。一方面，證件影本巡迴期間都可能用到，如飯店checkin，二方面你需要能校對資料的依據。三方面，上述文件拍照即可寄發，大家比較不會拖延。（Tips：要請人做的事情盡量切分成小塊，小到他們收到信件就可以馬上回覆的量，比較容易收到回應），部分文字資料，如聯絡電話、email、通訊地址、受益人、關係就設計google表單填寫即可。
通常週一發信通知，演職人員週三中午前回覆。週三下午催繳，週五取得部分人員需證件換新的資料統一寄到旅行社辦理。
第二步：建檔
搜集到的電子檔及google表單資料可以完成總表裡B到Y的欄位，但要提醒的是A欄的編號，以實際巡迴時會一起行動（搭飛機）的方式來編號，說得更簡單，演員群若都一起行動，在總表輸入資料時就放在一起，同理，技術群就編在一起。根據這個標準，我會把「演員的經紀人（助理）」、「梳化」跟演員群放在一起。導演若不跟大隊行程，就另外獨立，若跟演員群一起，就編進演員群。人多的群先編，人少次之。安排這樣的順序，會連動到後面國際機票，跟點名表的sheet，能以一整群的編制去檢查機票，比較方便。點名（登記）比較不漏人。編號也有助於你回答一些整體性的問題，比如你們這趟演員多少人？技術多少人？
第三步：彙整需求
這部份最囉嗦，且在巡迴期間會持續不斷騷擾你的：演職技術人員的個人需求。這部份搭配inbox（gmail的另外一種型態）使用。inbox的基本邏輯是把郵件視為「待辦事項」，其中一項我很喜歡的功能是可以設定信件（或提醒）在你需要工作它的時間再跳出。這樣在任何時間，任何形式收到的訊息，就直接複製到手機inbox的提醒，然後指定一個你會工作大表的時間，這樣在你做其他事情的時候，你的信箱都不會有這些雜亂的訊息，一直到你準備開始工作它的那個時間。
接著把各式需求轉貼進「餐飲筆記」、「住宿筆記」、「移動筆記」、「票務筆記」跟「費用筆記」的欄位，這靈感來自於Evernote，筆記記載的內容以文字敘述為主，方便提醒你事情原委。舉例來說，巡迴期間若有演員要訂票，然後票款扣pay，我就會把訂票的細節寫進「票務筆記」，把扣pay的金額寫進「費用筆記」，然後「票務筆記」欄位就以公式設定出現在「代訂票券」的sheet裡，方便我整理給演出商的訂票需求。然後「費用筆記」會出現在「人事費用」的sheet裡，方便我結案給出納時，做費用統計。
當然，也可以把平常對他們的觀察寫進筆記欄位當中，我比較常做記錄的是餐飲筆記。移動筆記會記錄某些成員搭機偏好靠窗或靠走道，或某些特定移動行程。住宿筆記會記錄喜歡跟誰住，跟誰同一樓層，或吸菸房與否？
雖然筆記內容會把欄位的列高弄得大小不一，但後來我發現，筆記的完整性愈高，在工作交接上其實愈容易，也愈清楚，且你匯出檔案時，其實可以再刪掉筆記欄位，調整成舒服的表格給合作廠商。
第四步：持續累積
工作大表其實是每天在後台工作都會開著的，一旦留意到什麼，就隨手記錄。也可以針對一些特殊狀況去做延伸的表格，如生日名單。巡迴結束後就把工作大表（最新）的資料轉貼進製作部的人員大表裡，下次有新的巡迴，就從人員大表裡直接copy即可。省下下次keyin和校對資料的時間，處理團員的時間可以愈來愈少。
至於其他sheet的使用方式，找機會再整理進階篇分享。但說實話，這些個人需求的管理，行政可以自己決定要做到什麼程度？我現在也不覺得必須得完全滿足對方。曾遇過把劇團行政當個人助理在使用的藝術家，有時很不平衡，因人跟人的關係是互相的。所以當你對某些額外的個人需求感到不舒服的時候，即時且明快地拒絕。這永遠是最難的，因為會留在這一行的人，天性就是會善待藝術家。但我現在覺得幹這行是跑馬拉松，不要讓特定的誰消耗掉你對這個行業的熱情。就像一位同行講的，我們要努力建立的是藝術家與行政健康的夥伴關係。
留言列表
