這篇文章來自帶巡迴期間常遇到的提問,例句有「我不是早就跟你說了嗎?」,「那天不是有講嗎?」,「為什麼沒有?」,「怎麼是這個?」以及「算了」XD

曾經很長一段時間,我完全無法應付這類狀況:某個演員在排練後跟我說他巡迴到某一站,想多停留幾天,機票不跟大隊。另外某天半夜,某人傳了line說飛機餐要改水果餐。我剛開始都會楞楞地說好,然後抄在隨身的筆記本上或某張紙,但出國前進辦公室跟打仗一樣,時遷境移,我已經忘記曾經在筆記本上記錄過這件事,等機票開票後才被提醒,或臨時在機場找哪裡有賣水果餐XD。處理巡迴團員的個人需求其實很常讓我處在負面狀態,試想一團25人,每個人在食住行都各提一個需求,那代表一個行政要處理75項個人需求。再加上每人用不同的管道(email,電話,簡訊,line,wechat,排練空檔)告知。這些事情不困難,但瑣碎讓人不耐,也不屬優先執行項目,但一沒做好,團員容易感到受傷。我記性不好,所以後來也放棄筆記本寫待辦事項的管理方式,改用意志力,接單馬上轉介處理,但長期下來,這些聯繫事情反而佔據所有工作及生活時間,也搞不清楚哪些事情轉出去了?哪些沒有?所以怎麼有效率地彙整團員需求,轉介到下榻飯店、旅行社、團隊或演出商?一直到整理出「工作大表」,這類瑣事才算真正得以被管理。

其實巡迴做過一段時間,你會發現,許多例行工作,如機票,保險,人事費用等,其實就是不同組合的資料欄位貼到不同的表格當中,因為我很懶,後來直接整理所有會用到的欄位,統合在一個總表裡,個別功能的表單就直接從總表裡面抓,所以總表的使用原則是

一,能一次做掉的就不要做兩次

許多資料輸入的方式都借用excel的公式去處理,舉例大表的「性別」欄位就是設公式去抓「身分證統一編號」,用公式的好處就是減少人工輸入的比率,出錯的機率自然降低。而所有基本資料輸入都在「總表」的sheet裡完成,其他sheet的資料也由公式去抓總表的資料來用。以前所有的sheet未連動時,只要總表校到一個英文姓名拼錯,就要去改「國際機票」,「中返機票」跟「內陸機票」的英文姓名欄位,等於一個錯誤要改四次。後來統一用公式處理,校對的時間也減少。

二,總表隨時更新,給合作廠商資料另外存檔

總表功能用來彙總所有演職人員資料及需求,只要有資訊進來就更新。若有需要轉傳給合作廠商的資料,就另外匯出相關的檔案,比如給旅行社的我就匯出「國際機票」的sheet,成為單獨的excel檔,檔名加註收件單位跟日期,寄出的同時存檔在專案資料夾好做搜尋(或責任釐清)。

把握住這兩個原則,接下來進到個工作階段逐步把工作大表完成。

第一步:基本資料蒐集

工作大表的資料來源包括演職人員的護照影本,台胞證(如果去大陸的話),身分證正反面影本,存摺影本,及部分文字資料。前述四樣都請演職技術人員發電子檔。一方面,證件影本巡迴期間都可能用到,如飯店checkin,二方面你需要能校對資料的依據。三方面,上述文件拍照即可寄發,大家比較不會拖延。(Tips:要請人做的事情盡量切分成小塊,小到他們收到信件就可以馬上回覆的量,比較容易收到回應),部分文字資料,如聯絡電話、email、通訊地址、受益人、關係就設計google表單填寫即可。

通常週一發信通知,演職人員週三中午前回覆。週三下午催繳,週五取得部分人員需證件換新的資料統一寄到旅行社辦理。

第二步:建檔

搜集到的電子檔及google表單資料可以完成總表裡B到Y的欄位,但要提醒的是A欄的編號,以實際巡迴時會一起行動(搭飛機)的方式來編號,說得更簡單,演員群若都一起行動,在總表輸入資料時就放在一起,同理,技術群就編在一起。根據這個標準,我會把「演員的經紀人(助理)」、「梳化」跟演員群放在一起。導演若不跟大隊行程,就另外獨立,若跟演員群一起,就編進演員群。人多的群先編,人少次之。安排這樣的順序,會連動到後面國際機票,跟點名表的sheet,能以一整群的編制去檢查機票,比較方便。點名(登記)比較不漏人。編號也有助於你回答一些整體性的問題,比如你們這趟演員多少人?技術多少人?

第三步:彙整需求

這部份最囉嗦,且在巡迴期間會持續不斷騷擾你的:演職技術人員的個人需求。這部份搭配inbox(gmail的另外一種型態)使用。inbox的基本邏輯是把郵件視為「待辦事項」,其中一項我很喜歡的功能是可以設定信件(或提醒)在你需要工作它的時間再跳出。這樣在任何時間,任何形式收到的訊息,就直接複製到手機inbox的提醒,然後指定一個你會工作大表的時間,這樣在你做其他事情的時候,你的信箱都不會有這些雜亂的訊息,一直到你準備開始工作它的那個時間。

接著把各式需求轉貼進「餐飲筆記」、「住宿筆記」、「移動筆記」、「票務筆記」跟「費用筆記」的欄位,這靈感來自於Evernote,筆記記載的內容以文字敘述為主,方便提醒你事情原委。舉例來說,巡迴期間若有演員要訂票,然後票款扣pay,我就會把訂票的細節寫進「票務筆記」,把扣pay的金額寫進「費用筆記」,然後「票務筆記」欄位就以公式設定出現在「代訂票券」的sheet裡,方便我整理給演出商的訂票需求。然後「費用筆記」會出現在「人事費用」的sheet裡,方便我結案給出納時,做費用統計。

當然,也可以把平常對他們的觀察寫進筆記欄位當中,我比較常做記錄的是餐飲筆記。移動筆記會記錄某些成員搭機偏好靠窗或靠走道,或某些特定移動行程。住宿筆記會記錄喜歡跟誰住,跟誰同一樓層,或吸菸房與否?

雖然筆記內容會把欄位的列高弄得大小不一,但後來我發現,筆記的完整性愈高,在工作交接上其實愈容易,也愈清楚,且你匯出檔案時,其實可以再刪掉筆記欄位,調整成舒服的表格給合作廠商。

第四步:持續累積

工作大表其實是每天在後台工作都會開著的,一旦留意到什麼,就隨手記錄。也可以針對一些特殊狀況去做延伸的表格,如生日名單。巡迴結束後就把工作大表(最新)的資料轉貼進製作部的人員大表裡,下次有新的巡迴,就從人員大表裡直接copy即可。省下下次keyin和校對資料的時間,處理團員的時間可以愈來愈少。

至於其他sheet的使用方式,找機會再整理進階篇分享。但說實話,這些個人需求的管理,行政可以自己決定要做到什麼程度?我現在也不覺得必須得完全滿足對方。曾遇過把劇團行政當個人助理在使用的藝術家,有時很不平衡,因人跟人的關係是互相的。所以當你對某些額外的個人需求感到不舒服的時候,即時且明快地拒絕。這永遠是最難的,因為會留在這一行的人,天性就是會善待藝術家。但我現在覺得幹這行是跑馬拉松,不要讓特定的誰消耗掉你對這個行業的熱情。就像一位同行講的,我們要努力建立的是藝術家與行政健康的夥伴關係。

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藝術行政碎碎念

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  • 迷路
  • 太精采了!超用心🌺🌺🌺



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